Iemand nog iets voor de rondvraag?

Meetings zijn een kwestie van kostbare tijd.

Waarom vergaderen tijdverspilling is

Als u er nog geen gehad heeft, bent u ongetwijfeld vanmiddag aan de beurt. We hebben het over vergaderingen. In de regel tijdverspilling, want: niemand is verantwoordelijk voor het verloop van een vergadering én de output. Daarin ligt ook de oplossing besloten.

'Wat hebben we besloten?'
Jelmer Boomsma vergadert iedere dag minstens één keer: "Sinds een jaar zit ik in het managementteam van het bedrijf. Dat betekent dat ik naast vakinhoudelijke besprekingen ook regelmatig met het management vergader over de koers van de organisatie. 'Evaluatie' noemen we dat. Er moet altijd wel iets geëvalueerd worden." Dat klinkt alsof hij baalt van die vele besprekingen. "Ik ga inderdaad wel vaak weg uit zo'n bespreking met een onbevredigd gevoel. Dan denk ik: wat hebben we nu eigenlijk besproken. En vooral: wat hebben we besloten?" bromt Boomsma.

Tijd is kostbaarder dan geld
Dagelijks wordt er op deze manier veel geld verspild in het bedrijfsleven. Maar vooral: tijd. En anders dan geld kun je tijd niet op de bank zetten, voor als je eens wat te kort komt. Een slechte vergadering gaat dus altijd ten koste van iets anders. Tijd met uw familie bijvoorbeeld, omdat u een uur langer moet doorwerken na de zoveelste meeting. Of tijd om new business te genereren.

Investeer tijd wijs
"Het lijkt wel of we blind zijn voor verloren tijd," zegt Reid Hastie, professor Behavioral Science van de universiteit van Chicago, Booth School of Business: "Anders dan wanneer we veel geld investeren, kijken we als het op tijd aankomt niet naar de alternatieven." Ofwel, antwoord op de vraag: hoe had ik mijn tijd beter kunnen besteden?

'Brainstorm'
Boomsma mist in de meeste vergaderingen vooral structuur: "Op zich is er niks mis met vergaderen; de meeste onderwerpen die wij bespreken zijn relevant. Maar het is vaak een kwestie van 'daar moeten we eens over gaan zitten' en dan wordt zo'n vergadering een soort brainstorm, waarin iedereen mag zeggen wat hij ervan vindt. Zo'n vergadering leidt dan meestal tot een vervolgvergadering. Tja, zo blijf je bezig."

Een spontane vergadering; wachten totdat er iets moois ontstaat; professor Hastie gelooft er niet in: "Zorg dat het doel van een vergadering helder is, en reken mensen ook af op de uitkomst." Concreet betekent dat:

1. Degene die de vergadering belegt, stelt haalbare doelen. Diegene is ook verantwoordelijk voor het halen van die doelen, het samenvatten en een bespreekverslag (niet te verwarren met notulen).

2. Denk na over tijdsduur voor en deelnemers aan de vergadering; hoeveel zijn er echt nodig? Wat dragen ze bij? Hoe lang mag de vergadering uiterlijk duren. Wees kritisch: laat alle deelnemers meedenken over deze criteria.

3. Evalueer: was de vergadering productief of juist onproductief? Beoordeel de initiator daarop. Zo bouwen collega's een track record op. Verprutsen ze het te vaak? Laat ze dan geen vergaderingen meer leiden.

Jelmer Boomsma (niet zijn echte naam) is logistiek adviseur en zit in het managementteam van een groot transportbedrijf.