Het 1-2-3 van videoconferencing

Er is niets vervelender dan het vliegtuig moeten pakken voor zaken. Dat gemier met paspoorten, controles en lang wachten is hoe vaker je het doet steeds onproductiever. Waarom geen videoconferenties houden om je reisschema in te krimpen? 925 laat zien hoe je dat doet.

Bij Tommy Hilfiger is het kwartje gevallen. Deels uit noodzaak om kosten te besparen, maar nu er een aswolk over Europa trekt blijkt dat videoconferencing er ook voor zorgt dat ze ongestoord verder kunnen blijven werken. Camera aan en werken maar.

Het internationale modebedrijf wordt vanuit drie vestigingen bestierd: in Amsterdam en New York vindt het creatieve proces plaats, via Hong Kong vindt de daadwerkelijke productie plaats. Tot voor kort moesten Nederlanders en Amerikanen met schetsen onder hun arm van het ene naar het andere filiaal vliegen om een naadje, draadje of kleur te bespreken. Letterlijk dagen reizen voor een detail. Het kon soms een maand duren voordat iedereen op de hoogte was van een wijziging in een design.

Sinds kort staan in de kantoren in Nederland, Amerika en China professionele video-installaties van Cisco-dochter Tandberg: een vaste HD en mobiele camera, een projector, geluid, een vergaderkamer en een dikke internetverbinding. Meer is niet nodig.

Dat werkt dan zo:

Verschijningvormen

Beeldbellen is een serieuze optie om minder te hoeven reizen voor de baas. Zeker regelmatige meetings in het buitenland, waarbij iedereen invliegt, kunnen gerust wat minder. Moet je echt drie keer per kwartaal op reis of volstaat 1 keer ook, aangevuld met twee videosessies? Het zijn vooral multinationals waar dit gedachtengoed al wortel schiet.

Wat Tommy Hilfiger laat zien is slechts één vorm van videobellen. Er zijn ruwweg vier verschijningsvormen te onderscheiden. Van simpel naar peperduur:

• Webcam met headset en microfoon
• Speciaal ontwikkeld systeem op je computer
• Videoconference (aparte kamer met speciale tv en camera)
• Telepresence (de situatie waarbij deelnemers op twee locaties ieder de helft van een tafel bemannen. De andere helft van de tafel is een videomuur met daarop de collega’s)

Telepresence ziet er zo uit:



Duur én spotgoedkoop

Een professionele video-installatie op meerdere locaties kost al snel duizenden of tienduizenden euro’s. Aan de andere kant: het levert ook al snel even zo veel besparingen op voor meerdere personen per filiaal per land.

Wie de tenen in het water wil steken, hoeft alleen maar naar zijn privé leven te kijken. Zeker bij jongelui is MSN’en via de webcam al totaal ingeburgerd, Meer dan driekwart van de jongeren heeft al een camera aan zijn computer gekoppeld. Kennelijk loopt het bedrijfsleven achter op de realiteit van de buitenwereld.

Van Skype op zijn beurt is bekend dat al 36 procent van de belletjes tegenwoordig een videocomponent bevat. Een van de gespreksdeelnemers, of allemaal, zetten de camera aan om hun gesprekspartner te zien. Dat is 20 procent meer dan een jaar geleden. Kortom, beeldbellen wordt steeds gangbaarder.

Het aardige van Skype is dat de makers ervan wéten dat hun 500+ miljoen gebruikers graag videobellen, vanwege het gemak en de directheid. Naarmate er steeds meer camera’s met HD-beeldkwaliteit komen, zal dit alleen nog maar toenemen. Daarom wordt, als eerste, de software zo aangepast dat je binnenkort met 5 partijen tegelijk kan video-Skypen.

Een tweede aanstaande vernieuwing zal behalve in huiskamers ook aanzienlijke impact in vergaderkamers krijgen. Skype werkt met partijen als LG, Samsung, Panasonic en Sharp aan het integreren van zijn software in de nieuwste televisies van die fabrikanten. Nog voor het WK Voetbal begint kun je dus al je tv-met-webcam aan internet hangen en twee huiskamers aan elkaar knopen. Alsof je de muren met de buren doorbreekt, maar dan met vrienden. Dit scenario geldt natuurlijk even goed voor het bedrijfsleven.

Ik heb geen cam en wil er geen

Wie bij zijn bedrijf geen webcam heeft, maar wel wil videoconferencen moet de deur uit. Maar niet ver. Verspreid over heel Nederland heen zijn er publiek toegankelijk ruimtes waar professionele systemen staan om te video bellen.

Een van de opties is om per uur een ruimte te huren bij Regus, een verhuurder van kantoorruimtes. Wanneer dit geen optie is vanwege de reistijd, dan is het nog een idee om op WhyGo.eu te kijken. Die site weet waar in welke stad een video-installatie staat en wat die per uur kost.

Klinkt dit als verre toekomstmuziek? Vraag maar eens aan die half miljoen Vulkaan-verstekelingen hoe geavanceerd en snel het reizen per vliegtuig is.